Vi søger en person, der kan skabe overblik, struktur og transparens i en kompleks forretning.

Jobbeskrivelse

Hvis du har prøvet at sidde i en rolle, hvor du skulle holde styr på mange ting på én gang – systemer, opgaver, deadlines – og faktisk lykkes med det, så er det dig, vi leder efter.Hvis du derimod har brug for klare rammer, rolige arbejdsgange og én opgave ad gangen → så er det ikke denne rolle.Kort sagtVi er en medievirksomhed med høj aktivitet og mange bevægelige dele.• 7 samarbejdspartnere står for ca. 90% af vores omsætning• De håndterer selv produktion, materialer og levering• Vi står for salg og ordre👉 Din opgave er ikke at producere eller styre det hele👉 Din opgave er at skabe kontrol, overblik og sikre, at alt hænger sammenHvem er viVi er en medie- og marketingvirksomhed med over 25 års erfaring.• Kontor i Hvidovre og Dubai (denne stilling er åben for begge lokationer)• 300.000+ annoncer placeret• 75.000+ virksomheder rådgivet• 200+ websites leveret• Stor erfaring med kreative løsninger, branding og performance marketingVi arbejder med både store mediehuse og direkte kunder og leverer markedsføringsløsninger på tværs af print, digital og content.RollenDu er virksomhedens kontrolfunktion og aftersales owner.Du sikrer, at:• Alle salg er korrekte• Alle leverancer bliver gennemført• Alle fakturaer bliver sendt• Al omsætning bliver tracket og synligDu er bindeleddet mellem:• Salg• CRM / CAM-system• Produktion / Creative• Økonomi• Eksterne samarbejdspartnere👉 Du skal ikke bygge systemer👉 Du skal ikke producereDu skal sikre, at det vi sælger → bliver leveret → bliver faktureret → bliver til pengeDine ansvarsområder1. Aftersales ownership (kerneopgave)Du ejer hele flowet:Salg → Booking → Produktion → Levering → Fakturering → Betaling → Opfølgning• Sikre at alle ordrer bevæger sig korrekt gennem systemet• Følge op på materiale, deadlines og levering• Koordinere mellem salg, produktion og partnere• Sikre at intet går tabt eller går i stå2.

Validering af ordrer (gatekeeper)Du fungerer som kontrol før produktion og faktureringDu validerer:• Produkt og løsning• Pris og rabatter• Partnerregler (bundpriser, no-go-lister, aftaler)• Leveringsdatoer• Faktureringsgrundlag👉 Er noget forkert → sendes det retur3. Samarbejde med partnere (7 partnere)Du arbejder med flere mediepartnere som fx Berlingske Media, Børsen, Politiken, Egmont m.fl.👉 De står for materiale og levering👉 Du sikrer overblik, koordinering og korrekt flowDu håndterer:• Salgsark og afstemninger• Kundeudfordringer og klager• Materialeflow og deadlines• Faktureringsgrundlag og koordinering4. CRM / systemkontrolDu bygger ikke systemet – du kontrollerer outputtet• Sikrer korrekt brug af CRM / CAM• Validerer data og bookinger• Finder fejl, mangler og ineffektivitet• Sikrer at alt kan trackes korrekt5.

Økonomisk kontrol & opfølgning• Validere fakturaer og faktureringsgrundlag• Samarbejde med bogholder og revisor• Sikre korrekt moms og dokumentation• Følge op på udestående betalingerMål: Omsætning skal blive til penge6. Revenue tracking & forretningsindsigt (kritisk)Du skaber fuldt overblik:• Omsætning og P&L på kundeniveau, konsulentniveau og partnerniveau• Månedlige, kvartalsvise og årlige forecasts• Identificere tabt omsætning, fejl og manglende fakturering👉 Det er her, du skaber transparens i forretningen7. Nye produkter & setupNår nye produkter eller samarbejder godkendes:• Du sikrer korrekt opsætning i systemet• Du strukturerer tracking, priser og flow• Du gør det operationelt👉 Sker i tæt samarbejde med CRM/systemansvarlig og ledelsen8.

Processer & playbooks• Dokumentere workflows og arbejdsgange• Opbygge struktur og SOP’er• Sikre ensartethed i organisationen• Bidrage til løbende optimering👉 Udvikles i samarbejde med ledelsenAuthority• Du kan afvise ordrer• Du kan kræve rettelser• Du kan stoppe processer, hvis data ikke er korrekt👉 Du har fuldt kontrolansvar på tværs af flowet – uden personaleledelseDin profil• Erfaring som fx Office Manager, Operations Manager eller Controller (hands-on)Du er:• Ekstremt struktureret og detaljeorienteret• Hurtig, proaktiv og effektiv• Stærk i Excel og dataforståelse• Vant til mange opgaver og opfølgninger• Høj arbejdskapacitet og tempo• Forstår forretning og sammenhænge👉 Du er typen, der allerede i dag holder styr på kaosDet her er vigtigt• Rollen handler ikke om at opfinde noget nyt• Rollen handler om at få eksisterende flow til at fungere perfekt👉 Vi mangler ikke aktivitet👉 Vi mangler transparens, kontrol og overblikSetupDu arbejder tæt sammen med:• CEO & COO• CRM / Systemansvarlig• Salgsteam• Creative / Produktion• Bogholder & revisorMåletAt skabe fuld kontrol, transparens og ro i driften:• Alle salg er korrekte• Alle leverancer gennemføres• Alle fakturaer sendes• Al omsætning er dokumenteret og synligHvis du kan skabe overblik i kompleksitet og trives i højt tempo – så vil vi gerne høre fra dig.